Melhorias no controle de Retenção de Pedidos

Quero divulgar aqui uma grande mudança recém implementada no nosso sistema COLET Manufatura, na parte comercial. É a forma como o sistema passa a reter e liberar os pedidos.

Esta mudança se fez necessária devido ao aumento da complexidade de regras comerciais que nossos clientes vinham nos trazendo.Retenção de pedidos de clientes que não vinham comprando a n diasretenção na primeira compra de cada cliente, retenção por preços maiores que o preço da lista, retenção por simples alteração no pedido, são alguns exemplos de situações novas solicitadas.

A forma de retenção anteriormente implementada no sistema foi desenvolvida para controlar apenas as seguintes situações:

  • Bloqueio por crédito
    • Cliente com crédito bloqueado
    • Cliente com limite de crédito ultrapassado
  • Bloqueio por condição comercial
    • Sem Preço de lista para o produto
    • Preço no pedido inferior ao preço de lista (considerando desconto máximo)
  • Retenção Manual
    • Retenção manualmente informada pelo usuário no pedido.

Para indicar o(s) motivo(s) pelos quais houve uma retenção, o sistema dispunha de um único campo de até 100 caracteres, em que as rotinas de verificação de retenção gravavam uma ou mais mensagens. Quando determinado motivo de retenção era desfeito (liberado pelo usuário), o sistema precisava retirar a mensagem referente àquele motivo, mas manter as demais mensagens, de motivos ainda não liberados, o que nem sempre fazia de maneira correta, e alguns clientes passaram a enfrentar problemas em relação a isto.  Esta forma de retenção serviu por um bom tempo, porém com as novas necessidades, ela se esgotou.

Com o novo método, teremos muito mais controle sobre as retenções e liberações, e também facilidades para implementar novas regras comerciais específicas de cada empresa. Ele se baseia em um novo cadastro, de Motivos de Retenção, que deve ser alimentado sempre que uma nova regra tiver que ser implementada, ativada ou desativada. Cada motivo receberá um código e uma descrição e será classificado como do tipo Comercial, Crédito ou Manual. As 5 regras básicas, citadas acima, já foram criadas por default nas bases de dados de todos os nossos clientes. As regras específicas de cada empresa, que já tinham implementação anterior, também foram implementadas na nova forma.

Com base nestes motivos cadastrados, o sistema faz, sempre que um pedido é gravado, a validação das regras cadastradas e ativas. Caso algum item do pedido sendo gravado viole alguma destas regras de validação, o sistema passa a agregar um registro de retenção estes itens. Um mesmo item de pedido pode ter diversas retenções agregadas.

Estas “Retenções” podem ser visualizadas na própria tela de manutenção do pedido, na consulta de pedidos e na tela de liberação de pedidos bloqueados. Nestas telas, cada tipo de retenção (Comercial, Crédito ou Manual) é destacada em uma cor diferente. As diversas retenções exibirão a sua descrição e também um detalhamento sobre as condições que causaram a retenção. Exemplo: Se um pedido tem um produto cujo preço de lista seja R$ 100,00 e desconto máximo 10%, e no pedido foi informado preço de R$ 80,00, o sistema gerará uma retenção do tipo “Preço abaixo do preço de lista” e indicará num campo de observações o preço de lista e o desconto máximo existentes no momento que o pedido foi gravado e também o preço informado. Assim, o usuário terá totais condições de saber o motivo de o pedido ter sido retido.

No momento da liberação dos pedidos retidos, o usuário deverá ter permissão adequada conforme o tipo de retenção. Se ele só tiver permissão de liberar retenções de crédito, não conseguirá liberar retenções comerciais, e vice versa. Porém, todos conseguirão ver todas as retenções existentes,  mesmo as que ele não consegue liberar.

Ao liberar alguma retenção, o usuário, a data e hora atuais e eventualmente alguma observação que o usuário queira colocar ficarão registradas, e serão visíveis em todas as telas. Ou seja, facilmente se poderá ver quem, quando e porque a retenção foi desativada.

Abaixo temos um exemplo de tela de liberação, em que a retenção por Limite de Crédito é exibida com os respectivos detalhes.

Esperamos que as novas facilidades sejam de seu agrado, caro cliente. Embora tenhamos feito muitos testes na nova rotina, sabemos que nos primeiros dias podem haver alguns contratempos, até mesmo porque as regras específicas de cada empresa tiveram que ser ser re-escritas. Porém, estamos atentos a tudo e prontos para lhe ajudar em caso de dúvidas ou dificuldades.

Um abraço.

Daniel A.Donaduzzi

Diretor/Analista de Sistemas

Publicado em quarta-feira, 9 março, 2011, em Comercial / Pedidos, Manufatura. Adicione o link aos favoritos. Deixe um comentário.

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